Comment anticiper la phase de réversibilité de fin de contrat dès le début de la relation ?

La phase de réversibilité est majeure dans les contrats informatiques car elle emporte des enjeux importants sur les données de l’entreprise et est génératrice de moyens de pression et de nombreux contentieux entre clients et prestataires. Comment l’anticiper pour être libre de se séparer de son prestataire ?

On voit trop souvent l’erreur dans les contrats informatiques de ne pas avoir réglé en amont la question de la réversibilité, c’est à dire l’organisation de la restitution des données en fin de contrat. Pourtant les contrats ont justement vocation à encadrer suffisamment les relations entre les parties, pour éviter autant que possible des divergences. Cela est particulièrement utile lorsque la situation se tend, par exemple au moment où le client souhaite mettre fin au contrat avec son prestataire soit parce qu’il est insatisfait de la prestation soit parce qu’il a simplement trouvé mieux ailleurs. Le prestataire n’aura alors plus tendance à faire d’efforts commerciaux et souhaitera au contraire grapiller ce qu’il peut encore avant que la relation ne s’arrête. Le client se retrouve alors captif de son prestataire puisqu’il doit impérativement récupérer ses données (qui le plus souvent ont une valeur business non négligeable).

Pour éviter ce type de situation, et même en ne sachant pas exactement, au début du contrat, ce qui sera attendu de la phase de réversibilité le moment venu (la réversibilité peut être partielle, le volume des données est relativement inconnu, l’organisation du système d’informations peut avoir évolué entre-temps, etc.), il est impératif de prévoir une clause de réversibilité précise dans les contrats informatiques.

Cette clause devra idéalement prévoir les conditions majeures de la réversibilité, telles que les modalités financières (coûts de la réversibilité, le plus souvent sur la base d’un TJM (taux journalier moyen), avec au mieux une estimation chiffrée par exemple sur la base d’un volume donné; l’exhaustivité et la nature des données (celles saisies initialement et au fil de l’eau ou également celles issues de la prestation par exemple); le format et le support des données à restituer et les conditions de leur portabilité et de leur transmission à un éventuel tiers tel que le nouveau prestataire.

Pour être libre de partir quand elle le souhaite et dans des conditions qui lui conviennent, l’entreprise doit impérativement prévoir cette clause de réversibilité et ne pas se laisser convaincre qu’il n’est pas possible en amont de la prévoir puisqu’on ne sait pas à quoi elle correspondra le moment venu. Les grandes lignes peuvent tout à fait être prévues et anticipées !

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Charlotte URMAN / Conseil en Propriété Industrielle